1．题目。1般只写文种“邀请函”即可，字号比通常标题要略大1些。有时也可以加“事由” ，如“关于参加研讨会的邀请函”。有时还可包罗个性化的活动主题标语，如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。
2．称谓。是对邀请对象的称呼。要顶格写受邀单位名称或个人姓名，后加冒号。要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“ 同志”、“经理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。
3．正文。是邀请函的主体。头可向被邀请人简单问候，位置在称谓下1行，空两格。接着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，邀请对象以及邀请对象所做的工作等，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。若附有票、券等物也应同邀请函1并送给邀请对象。有较为详细出席说明的，通常要另纸说明，避免邀请函写得过长。
4．敬语。末尾1般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“敬请参加”、“请届时出席”之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。
5．落款。署上邀请单位名称或发函者个人名称，署上发函日期。邀请单位还应加盖公章，以示庄重。
其次是形式上的要求。邀请函的形式要美观大方，不可用书信纸或单位的信函纸草草了事，而应用红纸或特制的请柬填写。
由于公司是周年庆典活动，所以邀请函可以这么写
XXXXXX公司周年庆典活动邀请函
尊敬的XXX先生／女士：
过往的1年，我们用心搭建平台。您是我们关注和支持的财富主角。
新年即将来临，我们倾情实现公司客户大家庭的快乐相聚。为了感谢您1年来对XXXXXX公司的大力支持．我们特于X年X月X日X时在×××酒店1楼XX殿举办××年度XXXXXX公司周年庆典活动，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您，期待您的光临!
让我们同叙友谊。共话未来， 迎接来年更多的财富，更多的快乐!
XXXXXX公司
X年X月X日
2．接待客人
迎接客人要有周密的布署，应注意以下事项。
（1）对客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
（2）主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。
（3）接到客人后，应首先问候“1路辛苦了”、“欢迎您来到xxx”等等。
（4）迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。
（5）主人应提前为客人准备好住宿，帮客人打点好1切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的打算、日程放置交给客人。
（六）将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，并诚心诚意的奉茶。
3．安排宴会
宴会中，最应注意的问题是座次安排。中国人1般用圆桌，圆桌的话，面对房间正门的位置是主位。主宾坐在什么位置呢？主宾1般时坐在主人的右手。其他人如何安排呢？最好的模式，就是客人都坐在主人的右侧，依照职位高低，离主人越远职位越低。而主方人员都坐在主人的左侧，同样依次以距主人远近为序，自高而低地依次排列。
4．馈赠礼品
由于公司欲借本次晚会宣传公司形象，因此在馈赠礼品时，应注意1下几点：
第1，宣传性。1定要明白，我们在公关交往中赠送礼品，不是拉拢腐蚀、搞定推介人，不是让人下水，而是宣传和推介我所在的组织和企业的形象，宣传和推介我的产品、技术、服务，宣传和推介我的形象。这1点很重要。
第2，纪念性。好的礼品，可以让人家睹物思人。见到我们这个礼品，就想起我们这个人，想起我们这个组织，想起我们往年昔日的那1次友谊的聚会。友谊地久天长，令人怀念以往。这是非常重要的。有些东西倒不在乎于贵重，礼轻情意重，恰到好处就行了。
第3，独特性。它要求：选择礼品讲究人无我有，人有我优，人优我新。
第4，便携性。就是礼品通常必需便于携带。由于公司活动中，会有许多远道而来的朋友，所以我们送的礼物1定要便于携带。
针对以上，我们在这次活动中送的礼品1定要有标记性，时尚性。因此，我们可以考虑将自己的产品做成精致的模型送给来会的客人。而且切记以下物品不能送：
第1，不送现金和有价证券。否则有行贿的嫌疑。送现金、有价证券、金银珠宝或过于贵重之物，必定有行贿的嫌疑。
第2，不送有碍对方民族习俗，宗教禁忌和个人禁忌的物品。讲究礼仪，首先要了解人、尊重人。人家忌讳这个东西，我们就不能送了。
第3，药品、营养品不送。有教养的人，是不跟他人讨论健康问题的。
第4，有违社会公德的物品不送。
第5，带有明显的广告标志的物品和宣传用语的物品不送。因为有明显宣传口号的物品
客人是不方便携带的。
第六，不要送曾经送过的物品，这样不仅显得没有新意，还会显示出公司不注重客户的感受和需求，影响公司的形象。
5．送客的礼仪
送客时应该做到以下几点：
第1， 婉言挽留
当客人起身要走时，主人1定要婉言相留，如果客人执意要走，也要等客人起身后，主人再起身。送客时应主动与客人握手送别，并送出门外或送到楼下，不要在客人走时无动于
衷，或点点头或摆摆手算是招呼，这都是不礼貌的。最后，还要用热情友好的语言欢迎客人下次再来。
第2，安排交通
送客时应按照接待时的规格对等送别，不能虎头蛇尾，而且要作好交通方面的安排，如
购买车票，船票，机票等。
